Für beide Seiten attraktiv: Angebote digital einreichen

15.05.2025 Obwohl es im Beschaffungswesen zulässig ist, Angebote elektronisch einzureichen, verlangen viele Beschaffungsstellen lieber analoge Unterlagen. Dabei hat der digitale Weg für beide Seiten viele Vorteile.

Jennifer Maria De Capitani Wissenschaftliche Mitarbeiterin

Seit Februar 2025 hat Simap.ch eine neue Funktion eingeführt: Neu ist es möglich, Angebote elektronisch direkt auf der Beschaffungsplattform einzureichen.¹ Trotzdem ist der digitale Weg in der Schweiz noch unüblich. Im April dieses Jahres war es gerade mal bei 14 Prozent der laufenden Ausschreibungen zulässig, Angebote elektronisch einzureichen. Bei einigen Ausschreibungen wird zwar teilweise die elektronische Eingabe auf anderen externen Plattformen zugelassen, häufiger wird aber die physische Einreichung gefordert. Oder es wird eine Offerteingabe per E-Mail vorgeschrieben, obwohl dies den beschaffungsrechtlichen Anforderungen eigentlich nicht genügt.

Es lohnt sich, diese neue Option in Erwägung zu ziehen, denn der digitale Weg hat für beide Seiten zahlreiche Vorteile: Die Abwicklung der Ausschreibung wird effizienter, Ressourcen werden eingespart und alle Anbieter*innen werden gleichbehandelt: Eine ortsansässige Firma kann heute wenige Minuten vor Abgabeschluss persönlich bei der Ausschreibungsstelle vorbeigehen – eine ausländische oder weit entfernte Anbieterin trägt das terminliche Risiko selber, wenn ihr Angebot von der Post nicht rechtzeitigt zugestellt wird. Eine einheitliche elektronische Abgabe stellt in dieser Hinsicht alle gleich.

Doch was bedeutet es für Beschaffungsstellen konkret in der Praxis, wenn sie elektronische Angebote zulassen? Der elektronische Weg verändert nämlich nicht nur den Versandweg, sondern beeinflusst auch den Vergabeprozess.

Eine Anbieter*in sollte sämtliche Unterlagen entweder vollständig digital, oder ausschliesslich physisch einreichen.

Jennifer Maria De Capitani Wissenschaftliche Mitarbeiterin

Digital oder analog?

Wer digitale Angebote zulässt, erhält bei einer Ausschreibung statt zahlreicher Couverts per Post jeweils ein digitales Paket pro Angebot: Die Beschaffungsstelle kann bei der Offertöffnung die digitalen Unterlagen auf Simap.ch auswählen und herunterladen. So können die Unterlagen direkt digital abgelegt und weiterverarbeitet werden. Zudem erstellt Simap bei Bedarf ein Offertöffnungsprotokoll mit dem Zeitstempel der Angebotseinreichung und den Anbieterangaben. Die Beschaffungsstelle ergänzt anschliessend nur noch den Angebotspreis.

Auch wenn es möglich ist, eine Ausschreibung rein digital abzuwickeln, kann es nach wie vor sinnvoll sein, zusätzlich auch die physische Abgabe zuzulassen. Allerdings ist es ratsam, pro Angebot nur eine Einreichungsform zu ermöglichen: Eine Anbieter*in sollte also sämtliche Unterlagen entweder vollständig digital, oder ausschliesslich physisch einreichen. Kommen die Unterlagen als digitale Dokumente, das unterschriebene Angebot aber per Post hinterher, führt dies nicht nur zu Unsauberkeiten bei der Offertöffnung, sondern auch zu logistischen Herausforderungen, die das Leben eher komplizierter machen.

Werden Angebote digital eingereicht, ist die Ablage, Sicherung und Evaluation einfacher zu bewerkstelligen als beim Eingang von physischen Unterlagen.

Jennifer Maria De Capitani Wissenschaftliche Mitarbeiterin

Der digitale Weg spart Zeit

Im alten Beschaffungsrecht betrug die minimale Einreichefrist regulär 40 Tage nach der Publikation einer Ausschreibung. Mit dem revidierten Gesetz kann diese Frist auf 25 Tage verkürzt werden – sofern die elektronische Einreichung zugelassen wird. So steht es in Art. 47, Abs.2, lit. a-c des BöB.² Diese Option beschleunigt den Vergabeprozess erheblich. Wer es also eilig hat, kann digitale Angebot zulassen – und so wertvolle Zeit sparen.

Zusätzlich spart der digitale Weg auch noch einige Tage bei der Offertöffnung ein: Bei einer Ausschreibung, die komplett digital abgewickelt wird, kann die Beschaffungsstelle die Offerten direkt nach Ablauf der Einreichefrist öffnen. Dürfen Angebote optional auch physisch eingereicht werden, muss sie den Eingang der Post abwarten. Dieser kann in der Regel erst zwei bis drei Tage nach dem Poststempel garantiert werden.

Bessere Übersicht und einfachere Verarbeitung

Die Evaluation der Angebote erfolgt auch heute schon meist digital. Werden Angebote digital eingereicht, ist die Ablage, Sicherung und Evaluation einfacher zu bewerkstelligen als beim Eingang von physischen Unterlagen.

Damit der digitale Weg sich lohnt, ist es wichtig, die richtigen Vorgaben zu machen: Statt sich einer Flut zahlreicher PDF’s auszusetzen, die dann mühsam geordnet und sortiert werden müssen, empfiehlt es sich, die Angebotsunterlagen als ein einziges Dokument oder ZIP-File zu verlangen. Dies erleichtert der Beschaffungsstelle die Archivierung und den Überblick. Zudem können Anbieter*innen so die Unterlagen sinnvoll gliedern und dadurch sicherstellen, dass die Beschaffungsstelle alle Informationen findet.

Dokumente, die nicht mehr bearbeitet werden müssen, sollten im PDF-Format eingereicht werden.
Tabellen oder bearbeitbare Dokumente sollten im Originalformat (z. B. Excel oder Word) eingereicht werden, um die Nachvollziehbarkeit und Weiterverarbeitung zu erleichtern.
Einzelne Unterlagen können auch in beiden Formaten verlangt werden, beispielsweise das Preisblatt mit Unterschrift als PDF sowie als Excel zur Nachvollziehbarkeit der Berechnungen

Auch bei digitalen Offerteingängen darf nicht vergessen gehen: Die Originalunterlagen sollten unveränderbar bei der Beschaffungsstelle archiviert werden. Für die Prüfung und Evaluation muss eine separate Kopie des Angebots abgelegt werden.

Es lohnt sich, nach der Unterzeichnung alle Dokumente im Validator des Bundes zu überprüfen.

Jennifer Maria De Capitani Wissenschaftliche Mitarbeiterin

Unterschrift nicht vergessen

Wurde ein Angebot nicht unterschrieben, war die ganze Mühe umsonst. Dies gilt bei analogen genauso wie bei digitalen Angeboten. Um die Anforderungen an eine rechtsgültige, digitale Unterschrift im Beschaffungsprozess zu verstehen, müssen wir ziemlich tief in den Gesetzesdschungel vordringen:

Art. 34 des BöB³ verlangt, dass Angebote «schriftlich» eingereicht werden. Was das bedeutet, ist in der Botschaft zum Gesetz nachzulesen. Nämlich: Die Anbieter*in muss «unbestreitbar» identifiziert werden können. Wie das garantiert werden kann, erklärt uns das Verwaltungsverfahrensgesetz, wo in Art. 21a⁴ steht: Bei elektronischer Zustellung ist eine so genannte «qualifizierte elektronische Signatur» notwendig, kurz: eine QES.

Für diese wiederum gibt es seit 2016 ein ganz eigenes Bundesgesetz, nämlich jenes über die elektronische Signatur⁵. Kurz gesagt: Die aktuell einzige Möglichkeit, um die Anforderungen zu erfüllen, ist eben jene QES.

Es lohnt sich, nach der Unterzeichnung alle Dokumente im Validator des Bundes⁶ zu überprüfen. Wird überall ein grünes Häkchen angezeigt, erfüllen die Unterschriften die Anforderungen an eine rechtsgültige Signatur. Dasselbe Tool können Beschaffungsstellen nutzen, um zusammen mit den Einträgen im Handelsregister⁷ sicherzustellen, dass die korrekten Personen unterschrieben haben.

Die Anforderungen an eine elektronische Signatur mögen also abschreckend wirken, sind aber eigentlich ziemlich einfach sicherzustellen.

Fazit: Mehr Effizienz und Fairness

Der Fall scheint klar: Die Möglichkeit, Angebote direkt auf Simap elektronisch einzureichen, bietet zahlreiche Vorteile. Wer die genannten Punkte beachtet, stellt sicher, dass Angebote auch auf digitalem Weg korrekt, fristgerecht und rechtsgültig eingereicht werden – und profitiert von einem schlanken und modernen Beschaffungsprozess.